de un problema complejo.
Con posterioridad, las causas fundamentales (espinas primarias) fueron ponderadas con el objetivo de conocer el orden de importancia de las mismas en el efecto, indicando el orden de prioridad respecto a las soluciones y su nivel de influencia en el cambio pretendido.
Para ello se utilizaron los criterios de los especialistas seleccionados los cuales tenían que establecer el orden de influencia de cada causa, a la que se le otorgaba valores desde 1 hasta 10.5, la mayor influencia correspondía al número menor. De esa valoración de causas se concluyó lo que se denominó Diagrama Ishikawa Ponderado, de gran ayuda como diagnóstico preliminar sistémico al indicar el orden de importancia de las causales y, en consecuencia, para la toma de decisiones.
Luego se acudió a la técnica de Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) consistió básicamente en buscar y destacar aquellos factores relevantes sobre los cuales deben ir orientados los objetivos o políticas organizacionales y, por tanto, la estrategia futura de mejor prestación del servicio.
A partir de este análisis se establecieron los impactos por cuadrantes, calculando los posibles a través de la multiplicación de las fortalezas y oportunidades, fortalezas y amenazas, debilidades y oportunidades y debilidades y amenazas. Se compararon los impactos posibles con los obtenidos y se calculó el porcentaje como medida de resumen.
Sobre esta base se diseñó el plan de acción partiendo de trazar objetivos alcanzables y medibles a corto plazo, declarando las actividades concretas para el desarrollo del mismo.
RESULTADOS
La muestra quedó conformada por 148 instituciones que participan en el Proceso de Retirada a las cuales se les aplicó las encuestas que se realizaron al efecto. A partir de los datos extraídos de las encuestas que el proceso en EMCOMED y las diferentes direcciones (Departamentos Provincial y Municipales de Farmacia y Empresa Provincial de Farmacia y Óptica), fue adecuado, pues cumplieron con las variables.
Las unidades asistenciales no tuvieron igual comportamiento, siendo en las variables información y devolución donde los resultados fueron negativos. Entre los más relevantes estuvieron que solo el 46% de las unidades recibe el plan de aviso en horas, siendo los policlínicos a los que más tarde se les avisa y el 65% de las unidades recibe la información incompleta. En el caso de las devoluciones el 58,57% de las unidades devolvió en las primeras 72 horas, siendo las farmacias las que más se demoran en devolver.
Teniendo en cuenta como se manifestaron los resultados en el Proceso de Retirada del Mercado en las diferentes entidades que intervienen en dicho proceso, se considera el Proceso de Retirada en Santiago de Cuba es Inadecuado.
Al aplicar el diagrama de Iskikawa para la evaluación del proceso de retirada del mercado se detectaron los problemas críticos que afectaron el mismo y a continuación se describen algunos de ellos: demora en la comunicación del plan de aviso de las direcciones hacia las unidades y no se comunica al total de unidades, falta de comunicación de las unidades para el reporte de la cantidad de productos que van a retirar, no se devuelven los productos retirados del mercado por las unidades en tiempo, hacia la droguería, existe dificultad con el traslado de los productos por las unidades cuando son grandes volúmenes, confección incorrecta del documento de devolución por algunas unidades.
Al identificar las causas y subcausas seguidamente se procedió a la aplicación del método de Votación Ponderada para determinar cuáles fueron las causas que tuvieron mayor incidencia, y se relacionan a continuación según su orden de prioridad y viabilidad para la resolución: Comunicación, Información, Devoluciones
Las principales Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas en torno al proceso fueron:
Fortalezas: Conocimiento de la importancia del proceso, Existencia de un procedimiento rector en Droguería, Teléfonos y Medios informáticos para llevar bases de datos y comunicar el plan de aviso. Transporte para la recogida de los productos defectuosos. Personal que es responsable de esta actividad por cada entidad
Debilidades: No realizar la evaluación de la eficacia del proceso teniendo en cuenta las unidades involucradas en el mismo. Las direcciones no informan con la rapidez necesaria el estado de la retirada en sus respectivas unidades. Problemas con la capacitación de los profesionales farmacéuticos en el territorio sobre este proceso.
Oportunidades: Nueva área de investigación para el profesional farmacéutico. Tener una dependencia en Palma soriano que permita centralizar y agilizar este proceso en las regiones que atiende. Generalmente se envían planes de aviso de retención previa de los productos y los mismos pueden ser más fácilmente ubicados en el momento que se indica la retirada. Apertura en el territorio de un diplomado en servicios farmacéuticos y la oferta de Maestrías vinculadas a la especialidad que permitan permearnos de herramientas para el desarrollo de los diversos servicios farmacéuticos que se prestan.
Amenazas: Lejanía de algunas de las unidades que estén involucradas en el proceso y dificulte rápida comunicación y recogida del los productos. Se comunica solo a las Direcciones por droguería el plan de aviso. No existe un procedimiento en las unidades sobre este proceso. No cerrar el plan de aviso en el período establecido ya que demoraría la devolución al laboratorio.
Con estos elementos se conformó la Matriz DAFO y la Tabla de Impactos obteniéndose 48 impactos de un total de 81 posibles lo cual representó el 59,2% del total. Sin embargo, a nivel de cada cuadrante el IV, que relaciona las Debilidades con las Amenazas es el que posee el mayor por ciento, ya que alcanza un impacto de un 83,3%.
DISCUSIÓN
De los resultados obtenidos en la investigación la variable información es inadecuada por el incumplimiento por parte de las unidades asistenciales de algunos de sus indicadores como es el caso del tiempo y de la calidad con que se recibe la información sin embargo es, significativo señalar que en los hospitales es donde mejor se comportan los mismos. Esto puede deberse a que en estos centro asistenciales, por el tipo de servicios que prestan (terapia intensiva, cirugía, obstetricia, neonatología, etc), requiere de una mayor atención y cuidado con el manejo de los medicamentos, además en los mismos se trabaja 24 horas, lo que permite una acción rápida de la ejecución del plan de aviso de retirada. Muchas entidades se informan luego de varios días en reuniones o cuando el responsable de alguna de las Direcciones los visita y se los comunica, a veces recibe la información una persona que no es quien lleva la actividad.
La variable devolución fue inadecuada y pudo estar dada por el tiempo de demora en informar sobre el plan de aviso, la incorrecta confección de los documentos y/o el envío tardío de las devoluciones.
A partir de los problemas principales