su devolución a tiempo al Servicio de Archivos antes de su próxima consulta.
En los motivos no asistenciales vemos que la complejidad de la patología pudiera ser un motivo para la tardanza en la devolución de los dosieres, pero para ello sería necesario cruzar los datos con los códigos GRD y no todos los pacientes han sido hospitalizados, por lo que dificulta el estudio. Por lo tanto se recomienda la realización de la petición de préstamo en el momento de trabajar con los dosieres y no hacer los préstamos acumulando mini-archivos que no se van a procesar inmediatamente.
Aunque hay un porcentaje significativo de historias que han superado el rango de días para considerarlas extraviadas, se ha demostrado que con el tiempo prácticamente acaban apareciendo. Esto es debido a la limpieza de los Servicios que almacenan estas historias, puesto que en el Servicio de Archivos se realiza una búsqueda especial sistemáticamente cuando dicha documentación entra en el criterio de extraviada.
El conocimiento de la carga de trabajo en función de los motivos de préstamo nos enseña a dimensionar los recursos humanos destinados a cada función. El grueso del personal tiene que dedicarse a las consultas externas, que superan en número el resto de motivos de préstamo de dossier.
La problemática asociada al soporte tradicional (el papel) de las historias clínicas es la falta de integración y disponibilidad entre los niveles asistenciales y entre los distintos Servicios médico quirúrgicos que precisan de esta documentación. Esta disminución de accesibilidad, aumenta la fragmentación y duplicidad tanto de los Archivos locales así como de la documentación generada (6).
Estas parcelas en el flujo del soporte papel contribuye al aumento de la probabilidad de extravío así como del archivado parcial o erróneo. Su repercusión no sólo es en el factor humano de todo el circuito de custodia y conservación, sino que incrementa el consumo de espacios hospitalarios destinados a la misma función.
La seguridad de los pacientes y la calidad de atención son mejoradas con la implementación de sistemas de información tales como la Historia clínica electrónica y los sistemas de información que gestionan los movimientos de la historia clínica en soporte papel (11). Por esto es de carácter obligatorio que todo préstamo de dossier hospitalario tenga reflejado un facultativo destinatario que sea responsable tanto de la asistencia de este paciente como de su documentación.
Los sistemas de información y gestión de historias clínicas deben contemplar procesos como la identificación unívoca de la Historia tanto a nivel local, sistemas de fusión de numeración duplicada, asignación de números definitivos a los procesos con identificación provisional, con el fin de evitar trazabilidades abiertas y procesos de seguimiento que apunten a dos dosieres de un mismo paciente.
Aunque la ley 41/2002 responsabiliza a la Dirección del Centro de la custodia de las historias clínicas, la gestión de las mismas se realizara a través de los Servicios de Admisión y Documentación (12). La formación de sus empleados y protocolización de sus procesos debe ser uno de los principios básicos de este Servicio.
Una buena gestión del seguimiento de préstamos de las Historias clínicas en soporte papel, mejora el temor de seguridad de la Historia clínica frente a los registros electrónicos (13). En cuanto más minuciosa sea la trazabilidad de flujo de la historia en el Centro más confianza en la centralización de la misma, minimizando la creación de registros departamentales.
Bibliografía
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13. Loomis G, Ries J, Saywell R, Thakker N. If electronic medical records are so great, why aren’t family physicians using them? Journal of Family Practice. 2002;51(7):636-41.